Flere og flere statslige arbejdspladser laver administrative fællesskaber. Og man behøver ikke starte fra bunden. Der er rigtig mange erfaringer at trække på fra nogle af de arbejdspladser, der er kommet godt over de første udfordringer og har fået effekt både på bundlinien og i forhold til medarbejderne. CPH West fortæller her om deres administrative fællesskab med to andre uddannelsesinstitutioner.
CPH West var klar til at danne et administrativt fællesskab, allerede inden de fik en udmelding fra Undervisningsministeriet. Derfor rykkede de hurtigt, og i juli 2009 startede de et administrativt fællesskab med SOSU-C og Københavns Erhvervsakademi (KEA).
Det fællesskab er blevet udviklet område for område. Og i dag huser CPH West den fælles enhed, der står for alle opgaver inden for økonomi & planlægning, løn & personale og IT for de tre uddannelsesinstitutioner.
Vi vil være i front
Men hvorfor selv tage initiativ til at danne et administrativt fællesskab? Vicedirektør Steffen Lund har flere gode grunde. ”For det første ønsker vi at give vores medarbejdere bedre karrieremuligheder”, forklarer han, ”og det gør vi bedre i en større enhed. Vi er fx gået fra at være 2-3 HR-medarbejdere til at være 10. Det giver mulighed for jobudvikling, faglig sparring og specialisering. Samtidig er det også langt mindre sårbart i tilfælde af sygdom og den slags”.
Som grund nummer to nævner han ønsket om at være professionelle og i front i sektoren. ”Som en uddannelsesinstitution på Vestegnen er det særligt vigtigt for os, at vi er i front. Vi vil gerne være en attraktiv arbejdsplads, der kan tiltrække de bedste, og det kan vi også. Vi har meget lav personaleomsætning i vores administrative fællesskab og har altid let ved at rekruttere nye, dygtige kolleger”, fortæller han.
Steffen Lund med Bibi Karina Shah og Anne V. Hansen i baggrunden
Markante besparelser i en tid med flere elever
Endelig er den tredje grund, og det er økonomien. Steffen Lund fortæller: ”Hvis vi ser isoleret på CPH West, så er vi gået fra at bruge omkring 41 mio. kr. på ledelse og administration i 2008 til at bruge 33 mio. kr. i 2010”. Og det er vel at mærke tal, der ikke er korrigeret for pris- og lønstigninger.
På spørgsmålet, om effektiviseringen er sket gennem nedskæringer og afskedigelser, forklarer Steffen Lund: ”Vi har været i den heldige situation, at vi på alle tre uddannelsesinstitutioner har oplevet vækst i de sidste år. Vi er gået fra at have rundt regnet 6.800 elevårsvæk i 2008 til nu 9.000 i 2011, så vi har ikke haft brug for at sige farvel til kolleger, men har kunnet fastholde og udvide og samtidig hente effektiviseringsgevinster ind alligevel”.
Kulturfællesskab gennem fælles faglighed
Selve det praktiske arbejde med at etablere det administrative fællesskab gik forholdsvis hurtigt, men det var selvfølgelig et stort skift for de 41 administrative og tekniske medarbejdere at blive til en samlet serviceenhed med flere forskellige kunder. Det var en udfordring både fagligt og mentalt. De skulle forholde sig til nye kolleger, nye opgaver og nye samarbejdsflader. Derfor havde man også fokus på at sikre medarbejderne de nødvendige kompetencer og på at ryste det nye hold sammen.
Vicedirektør Steffen Lund fortæller, at et af de første initiativer kom fra nogle medarbejdere, der havde arrangeret en teambuilding tur med overnatning i skoven. Det var ikke noget, alle havde lyst til, og turen blev aflyst.
I stedet blev der etableret et fagligt fællesskab mellem de mange ansatte igennem det arbejde, der blev sat i gang med at skabe fælles SLA – eller ”Service Level Agreeements”. SLA er aftaler for præcis, hvilke ydelser og hvilken service uddannelsesinstitutionerne kan få i det administrative fællesskab.
CPH West fik støtte fra FUSA i Statens Center for Kompetenceudvikling til få udviklet SLA’erne for økonomi og IT – begge ligger klar nu. Og de er i fuld sving med at lave den sidste SLA for HR. ”Det har været en lang og svær øvelse”, fortæller Steffen Lund, ”men den har også været givende. Dels slipper vi for at diskutere snitflader og dobbeltarbejde, og dels har den været med til at give fælles fodslag i den nye enhed”.
Ny kultur skal vinde konkurrencen
CPH West har stor erfaring med at fusionere forskellige kulturer gennem de fusioner, de har været igennem i 2003, 2005, 2007 og igen i 2009. ”Det er vigtigt at præsentere de fusionerede medarbejdere for et værdisæt og en kultur, der er stærkere, end den de kommer fra”, forklarer vicedirektøren. ”Vi skal simpelthen udkonkurrere den gamle kultur”, konkluderer han.
Og han oplever, at det er lykkedes i det nye administrative fællesskab. Både ud fra hvad han hører fra medarbejderne, den lave personaleomsætning og den gode mulighed for at rekruttere nye ind.
Vi har fået lov at byde ind
Helle Nielsen har været med hele vejen i etableringen af det administrative fællesskab. Hun kom som ansat med opgaver inden for løn og HR på Ballerup BEC Business ind i den nye enhed på CPH West. "Jeg havde store betænkeligheder i starten," fortæller Helle om at blive en del af det nye administrative fællesskab. Hun fortsætter: "Faktisk syntes jeg, at det var hæsligt. Jeg glædede mig slet ikke".
Til gengæld gik der overraskende kort tid, inden Helle faldt til. "Vi blev rigtig godt modtaget," siger hun, "vi var meget enige om tingene og passede godt sammen. Det tog faktisk kun en måned at falde til." Og da hun bliver spurgt om, hvordan hendes opgaver har udviklet sig, fortæller hun: "Jeg synes arbejdet er ligeså interessant, som det var før. Vi har fået lov at byde ind på de opgaver, vi har lyst til at arbejde med, og det betyder meget.". Den eneste ulempe Helle kan komme i tanke om, er, at hun er længere væk fra de personer, hun fx laver løn for.
Gode råd
Steffen Lund har nogle gode råd til andre, der står i en lignende situation og skal etablere et administrativt fællesskab:
Man skal danne en stærk styregruppe på ledelsesniveau, som også har gennemslagskraft i de enkelte organisationer. Det skal være engagerede folk – ikke nogen der er presset til det, og gruppen skal være god til at bakke hinanden op. ”Der vil ske fejl, og man skal kunne tilgive hinanden undervejs”, forklarer han.
Man skal give de mennesker, der går ind i arbejdet med fællesskabet, de nødvendige kompetencer.
Man skal lave en ambitiøs handlingsplan. Det gælder om at rykke med en vis hastighed, så der ikke bliver for megen træghed i organisationerne. ”Hellere lidt for ambitiøs, end det modsatte”, siger Steffen Lund.
Og så skal man være villig til at skille sig af med dem, der ikke vil være med på holdet. Steffen Lund forklarer, at der typisk i forbindelse med administrative fællesskaber vil være en overtallighed af chefer. Det er vigtigt, at den enkelte chef kan se sig selv ind i det nye og har fået afklaret, hvad hans eller hendes rolle skal være.
Til slut siger Steffen Lund: ”Det har været afsindigt spændende, og på mange måder er det også en udfordring at styre videre frem. Vi skal fx sikre lønudbetaling til 1400 personer hver måned, hvor vi tidligere kun havde 500-600.”
Vil du vide mere?
Du er velkommen til at kontakte Steffen Lund, hvis du vil vide mere om deres arbejde med at etableret et velfungerende administrativt fællesskab. Mail stl@cphwest.dk, tlf. 33 88 00 00
Læs mere om mulighederne for at søge økonomisk støtte i Statens Center for Kompetenceudvikling.
Læs også mere om den rådgivning du kan få fra Statens Center for Kompetenceudvikling.
