Kompetencer til samarbejde og ledelse på afstand

Det gode distancearbejde kommer ikke nødvendigvis af sig selv, men kræver ofte særlig opmærksomhed – og måske nye kompetencer. Her er 5 steder, hvor I kan sætte ind.

Det er et vilkår på mange statslige arbejdspladser, at samarbejde og ledelse foregår på distancen, fordi afdelinger ligger langt fra hinanden.
  
Men der er flere steder at tage fat. Vi opridser her nogle af de udviklingstiltag og redskaber, I med fordel kan tage i brug for at styrke distancearbejdet:
  
1) Styrk metakommunikationen

Vi taler normalt ikke så meget med hinanden om, hvordan kommunikationen på arbejdspladsen er, og især hvilke fordele og ulemper, den har.
 
Men for arbejdspladser, hvor afdelinger, kolleger og chefer sidder langt fra hinanden, og hvor daglig kontakt og nærvær derfor ikke understøtter kommunikationen, er det en stor styrke at metakommunikere – altså at kommunikere om, hvordan og hvornår, vi kommunikerer. Det gælder alle former for kommunikation – e-mails, fysiske møder, virtuelle møder, telefonsamtaler osv.
 
Det kan være fornuftigt at aftale nogle fælles retningslinjer for kommunikationen – op, ned og sidelæns – men der skal samtidig være plads til individuelle tilpasninger, da medarbejdere og ledere er forskellige og har forskellige præferencer.
 
Metakommunikation er vigtig, da en kommunikation altid som minimum har to parter, og fysisk distance øger risikoen for at ”se spøgelser” eller læse betydninger ind i kommunikationen, som ikke var tiltænkt.
  
2) Tillid som indsatsområde
Det kan være vanskeligt at opbygge en høj grad af tillid, hvis man kun sjældent møder hinanden fysisk. Men det gør det blot endnu mere vigtigt at have fokus på.
  
For at opbygge tilliden – både mellem kolleger og mellem ledelse og medarbejdere – er det vigtigt, at I kender hinanden. Kendskab til hinanden kan ske ved at understøtte fagfællesskaber og opgaveløsning på tværs af lokationer eller ved at styrke det sociale sammenhold, herunder fx fejringer af opnåede fælles mål, som fx også sagtens kan ske virtuelt. Det kan også være små ting som at huske at sige godmorgen eller give fødselsdagskage også til dem på de andre adresser.
  
Det kan være en ide at lave en plan eller et par nedskrevne punkter for organisationens sammenhængskraft på distancen, hvori I beslutter konkrete tiltag, der kan løse udfordringer.
  
Både ledelse og TR kan med fordel hyppigt søge svar på, hvordan det så går med sammenhængskraften og tilliden – både gennem dialog i det daglige og med værktøjer såsom fx APV og trivselsmålinger. Og dermed også sætte ind, hvor det måtte være nødvendigt.  
  
3) Tilgængelig og nærværende ledelse
Når der ikke i det daglige er mulighed for løbende kontakt og dialog mellem leder og medarbejder, er det vigtigt, at kontakten i højere grad systematiseres og gøres tilgængelig.
  
Det handler bl.a. om at gå fra synlig ledelse til tilgængelig ledelse. Det kan fx ske ved at lederen afsætter særskilt tid i sin kalender til medarbejdere på distancen, at man jævnligt afholder 1-til-1 samtaler (telefonisk eller online) og jævnligt besøger og mødes med hinanden face-to-face.
  
4) Virtuelle møder
At afholde virtuelle møder er langt fra det samme som face-to-face møder.
  
Vil I gerne gøre meget brug af virtuelle møder, bør I sætte fokus på, hvordan medarbejderne opbygger og styrker kompetencerne til brug af virtuelle møder. Det kræver øvelse, men også italesættelse af gode råd, erfaringsudveksling mv.
  
Læs mere om kompetencer til det gode videomøde i artiklen ”Få større udbytte af jeres virtuelle møder”. 
  
5) Det uformelle rum
Når I samarbejder og kommunikerer på distancen, kan der være fare for, at det uformelle rum skæres væk til fordel for rent fokus på det faglige.
  
Men når det gode kollegaskab og leder-medarbejderrelationerne skal opbygges, er det uformelle rum vigtigt - dvs. smalltalken, snakken i kaffe- og frokostpauser og de sociale arrangementer. Ja, disse er måske endnu vigtigere, når der arbejdes på distancen.
  
Men det kræver selvsagt langt mere opmærksomhed at få det uformelle møde og den kontakten ind i dagligdagen, når man ikke er i samme rum – det kræver en italesættelse og gensidig accept.
  
En ide er fx at opstarte det virtuelle møde med 10 minutters uformel snak eller at sætte online frokostdates i kalenderen, således at kendskabet til hinanden øges til fordel for samarbejde, tillid og opgaveløsning.
  
TR på distance?
Arbejdspladser med stor geografisk spredning, kan også give udfordringer for tillidsrepræsentanterne, da der kan være afdelinger og dermed kollegaer/medlemmer, som de sjældent ser og har direkte dialog med. Først og fremmest kan mange af ovenstående råd også anvendes i TR-regi. Ikke mindst rådene omkring tilgængelighed på afstand, samt at huske de fysiske møder af og til.
 
Hvad er det gode distancearbejde hos os?
Det gode distancearbejde kommer ikke nødvendigvis af sig selv. Sæt emnet på dagsordenen og få en åben dialog med hinanden om, hvilke udfordringer og muligheder såvel medarbejdere og ledere ser: Måske I har behov for at sætte ind med kompetenceudvikling i forhold til at afholde gode videomøder, forbedre kommunikationen – eller udvikle kompetencer til selvledelse, jobrotation, videndeling eller andre tiltag?
  
Få rådgivning og økonomisk støtte
Flere statslige arbejdspladser har allerede fået støtte til projekter, der kompetenceudvikler i forhold til samarbejde på distancen.
  
Fx har Statsforvaltningen, som er spredt på ni adresser i hele landet, fået støtte til bl.a. at styrke den fælles faglige linje i borgerbetjeningen og styrke den lokale ledelse samt de sociale relationer på tværs af de geografiske afstande mellem afdelinger.
  
I er velkommen til at kontakte Kompetencesekretariatet, hvis I har ideer til et organisations- eller omstillingsprojekt, der adresserer nogle udfordringer ved distancearbejde. I kan ansøge om støtte i Fonden til udvikling af statens arbejdspladser (FUSA). Vi står til rådighed for idesparring og rådgivning: Tlf. 33 18 69 69, info@kompetenceudvikling.dk.

Hvad er distancearbejde?
Distancearbejde dækker over mange former for arbejde, hvor medarbejdere og ledere ikke fysisk sidder eller arbejder samme sted eller på samme tidspunkt. Ud over geografisk spredte arbejdspladser, kan det også være skifteholdsarbejde, hjemmearbejdspladser mv.