Få større udbytte af jeres virtuelle møder

Mange arbejdspladser oplever, at videomøder over skype osv. kan være en stor udfordring eller ikke altid skaber det samme udbytte som fysiske møder. Men med nogle få og relativt simple greb kan I styrke jeres virtuelle møder.

Flere statslige arbejdspladser benytter sig af virtuelle møder mellem kollegaer, ledere, teams osv. på tværs af arbejdspladsens spredte lokationer – eller med samarbejdsrelationer uden for arbejdspladsen, i ind- og udland.
 
Men selvom teknologien efterhånden er godt med, kræver det øvelse at gennemføre gode virtuelle møder, som pr. definition har nogle helt andre rammer og forhold end de fysiske møder.

Simple greb til bedre videomøder
Her er nogle overordnede anbefalinger til, hvordan I med nogle simple greb kan få gode virtuelle møder. Anbefalingerne bygger blandt andet på erfaringer fra Aarhus Universitet, som også har lavet en lille folder om ”Det gode videomøde” (kan hentes sidst i artiklen).

Før mødet: Brug tid på forberedelsen
Det lyder banalt, men det er naturligvis helt afgørende, at det tekniske udstyr for videomødet er tjekket og virker, og at de fysiske rammer er arrangeret og fungerer godt – inden mødet starter! Og så skal mødematerialet været sendt ud til alle på forhånd.

  • Flyt rundt på borde, vær opmærksom på modlys, baggrund mv. Placeringen af mødebord og mødedeltagere i forhold til skærmen er vigtig for at få det bedste udbytte af mødet og så lidt distraktion som muligt. Placer fx ordstyrer og oplægsholder tæt på skærm og med front eller siden til skærmen. Zoom ind, så deltagerne fylder hele billedet, men sørg samtidig for, at alle personer i lokalet kan ses inkl. referenter mv.
      
  • Tjek lyden og at mikrofoner virker, og placer deltagerne så tæt på mikrofonerne som muligt. Bordmikrofoner bør stå direkte på bordet for at fungere optimalt.
      
  • Forbered et mødemateriale og send det til alle mødedeltagere på forhånd – som supplement til at vise og gennemgå det på skærmen, som kan være tidskrævende (og måske har skærmen en dårlig opløsning?). Men også så alle mødedeltagere har det samme udgangspunkt for mødet og er lige forberedt.
       
  • Under mødet: Hav tydelige spilleregler og vær enige om dem
      
  • Giv tid til en god start på mødet. Sørg for, at alle sidder godt i forhold til kamera og mikrofoner, og bed deltagerne på den anden side af skærmen markere, hvis forholdene ikke er optimale. Sig goddag til alle og lav en kort præsentationsrunde.
      
  • Mødedisciplin er (endnu mere) vigtig, når mødet er virtuelt: Respekter ordstyreren og hold talerækken. Hold fast i dagsordenen og sørg for en tydelig opsamling på punkterne. Tal til både deltagerne i rummet og til kameraet.
      
  • Hold ro i lokalet. Undgå at smalltalke og pjatte alt for meget undervejs – eller sørg i hvert fald for, at ting blive sagt højt og tydeligt, så det også kan høres gennem mikrofonen, og så ingen føler sig afkoblet. Vær også opmærksom på støjkilder – klirrende kaffekopper og lignende går lige i mikrofonen, hvis den står på bordet.
     
  • Tænk over fordele og ulemper ved møder med mange deltagere. Er I en gruppe fra samme lokation, der skal afholde møde med kolleger, der sidder hver for sig andre steder eller hjemme, kan I overveje, om I også skulle sidde ved hver jeres skærm, så alle har et mere ligeværdigt udgangspunkt for mødet.

Planlæg! Også alle de uformelle mødeforhold
Ud over de tekniske forhold, så gælder flere af pointerne ovenfor jo sådan set også ved almindelige, fysiske møder. Bortset fra, at alle de uformelle og ofte lavpraktiske ting, som er med til at skabe det gode fysiske møde, nu med fordel kan indtænkes helt konkret i det virtuelle møde: Den indledende smalltalk, hilsnen, mødeforplejningen til alle uanset lokation, den indlagte korte pause til at åbne vinduet osv.

Forventningsafstemning og fælles dialog
Tal sammen om, hvilke retningslinjer eller spilleregler, der skal gælde for de virtuelle møder på jeres arbejdsplads – og giv tid og plads til at prøve forskellige ting af og evaluere løbende. Hvad virker? Hvor er der udfordringer? Hvilken mødekultur vil vi gerne understøtte og hvordan? Jo mere I får konkretiseret, jo bedre møder – også virtuelle – får I.

Inspiration
På Aarhus Universitet har de arbejdet målrettet med at styrke virtuelle møder, som de har mange af – dels pga. den fysiske afstand mellem hovedbygningerne i Aarhus og dels pga. den mindre afdeling i Emdrup/København. Det har skærpet fokus på, hvad der skal til for at skabe de bedst mulige betingelser for møderne.

Aarhus Universitet har lavet en kort folder, som guide til det gode virtuelle møde.
  
Folderen kan downloades her.